Det er gjerne to måter å sende E-post på, enten via web-bassert mail eller via en E-postklient slik som Outlook, Eudroa etc.

Hvis du bruker web-bassert E-post trenger du som regel ikke å vite noe annet enn E-postadressen og passordet ditt, så går resten av seg selv. Hotmail er typisk web-bassert E-post.

Hvis du bruker en E-postklient, så må du sette riktige instillinger på den. Disse er gjerne:

• pop3 eller imap (hente E-post)
• smtp (sende E-post)

pop3 og imap brukes til å hente E-poster. Forskjellen mellom disse er at ved imap, kan mottageren velge å lese E-posten på e-postserveren før vedkommende bestemmer seg for å lastes den ned på sin datamaskinen. Ved hjelp av dette unngår man endel virusproblematikk i E-postvedlegg, ettersom vedkommende ikke laster ned E-posten på sin maskin når han/hun leser/skummer E-posten.

Med pop3 kan ikke mottakeren lese e-posten når den befinner seg på e-postserveren. Mottakeren må laste ned E-posten til sin e-postklienten på hans datamaskin - først etter dette kan mottakeren lese E-posten. Dette innebærer også at mottakeren lett kan bli smittet av ukjente virus på sin datamaskin.

pop3 er den vanligste av de to teknikkene.

Smtp er den vanligste metoden når man sender e-post. Du får vite om disse instillingene fra din Internett leverandør, og disse må du legge inn i E-postklienten din.

Når du sender en E-post går den til E-postserveren (smtp-serveren) som du har definert i E-postklienten. E-postserver (som regel en kraftig datamaskin) fungerer som en postsentral. Når E-postserveren mottar din E-post, finner den ut hvilken e-postserveren E-posten skal til, og sender E-posten videre til mottagende e-postserveren.

Når mottakeren sjekker sin E-post (f.eks. pop3), hentes E-posten fra mottagende E-postserveren til mottakerens datamaskin.